Коммуникации в компании в условиях кризиса – это серьезный вызов для специалиста по внутренним коммуникациям (ВК). Часто он находится между двух огней: с одной стороны, руководство, которое не всегда готово поддерживать ваши смелые начинания (тем более, финансово), с другой стороны – персонал, который при любой возможности занимает позицию обиженного и ищет виноватых.
Антикризисные ВК – тема сложная и многосторонняя, при первом подходе к ее осмыслению у меня получилось 7 золотых правил коммуникации в компании в условиях кризиса. Они довольно общие, но без их соблюдения будет сложно углубляться в детали.
- Не замалчивайте
Как только в компании принимается решение, даже очевидно непопулярное среди персонала, оно должно появиться в официальном внутреннем информационном пространстве. Абсолютно недопустима ситуация, когда о сокращениях, слияниях и т.п. сотрудники узнают из СМИ.
- Голова обязана быть говорящей
Основным спикером на сложные темы должно быть первое лицо и/или члены топ-борда. Прокачивайте их, приводите к ним экспертов, пишите для них, выбирайте приемлемые форматы – делайте, что угодно, но лидером изменений должен быть человек из руководства.
- Превентивность, а не реакционность
Заведите инсайдеров в ключевых подразделениях. Они помогут вам отследить слабые сигналы в вашей организации. Вы должны в числе первых узнавать о событиях, которые могут повлиять на работу компании и настроения персонала, и выработать стратегию своих действий на случай, если возможность станет реальностью.
- Работайте со средним руководством
Какую бы красоту вы ни навели в своих текстах и планах, для сотрудника основной авторитет в выборе мнений – его руководитель. Поэтому обязательно отслеживайте, какие настроения одолевают средний менеджмент, и не забывайте своевременно работать с этой категорией сотрудников. Инструменты могут быть разными: личные неформальные встречи, общие собрания с разъяснением ситуации, игровые форматы – на что хватит фантазии и бюджета.
Если же вы официально возлагаете на руководителя миссию каскадирования информации и обязуете его провести встречу с сотрудниками, дайте ему в помощники представителя подразделения, которое выступает инициатором изменений. В случае чего этот человек сможет поддержать спикера или сгладить негатив, источником которого может стать сам руководитель.
- Помогите сотрудникам не бояться изменений
Вложитесь в онлайн-библиотеку или делайте дайджесты книг, которые помогут вашим сотрудникам посмотреть на ситуацию под новым углом. Используйте сторителлинг. Пригласите специалиста и устройте открытую лекцию на смежную тему – например, как научить своего ребенка адаптироваться в новом коллективе. Изменения – это стресс и страх, помогите вашим сотрудникам отстраниться от ситуации, подняться над ней и увидеть не только ее опасности, но и возможности.
- Не бросайте текущую работу
Кризис – не повод забывать о «мирной жизни». Продолжайте вести проекты, которые вы задумали заранее, или придумайте их. Сотрудники должны видеть, что компания их не бросила и по-прежнему заботится об их благополучии. Например, проект «Здоровый офис» практически не требует бюджета, но пользуется популярностью. Сделайте специальный раздел на внутреннем портале, рассказывайте о правильных пищевых привычках, разместите банальную гимнастику для глаз и установите на скринсейверах напоминание о ней – вам будут благодарны. Если есть возможность, пригласите в офис врача для экспресс-диагностики зрения и т.п. Обычно на это с удовольствием идут клиники, которые работают с вами про программе ДМС. Есть и фонды, которые безвозмездно, то есть даром проводят в офисах акции – например, измерение уровня сахара в крови.
Отдельная тема – оказание посильной поддержки в решении бытовых проблем. Попросите ваших специалистов или ваших партнеров рассказать о том, как управлять финансами в текущей ситуации. Поговорите с представителем туриндустрии, как сэкономить на отдыхе. Волнующие людей темы очевидны, ваша задача – найти эксперта.
- О сложных темах – просто
Последнее в списке, но едва ли не основополагающее правило. О чем бы вы ни говорили, не мудрите. Трехэтажные формулировки не внушают доверия, персонал очень чуток к фальши и быстро поймет, что его хотят запутать. Используйте простой язык, не скатываясь при этом в примитивизм или заигрывание. Ищите оптимальные форматы – обращение первого лица не обязательно должно быть письмом «о семи абзацах», иногда намного эффективнее снять видео. В общем, уважайте ваших сотрудников. И они ответят вам взаимностью.
Знаете, говорят, что признание проблемы – это уже половина успеха при ее решении. Это применимо и к поднятой теме про выстраивание внутренних коммуникаций в кризисных условиях. Важно не молчать о проблемах в компании. О проблемах, которые на поверхности, о которых сотрудники знают и говорят в кулуарах.
Как объяснять персоналу необходимость антикризисных мер?
Самый лучший способ, говорить с людьми доверительно, в малых группах. До большого общего собрания подготовить лидеров мнений к теме. Чтобы на момент объявления НОВОСТИ в зале присутствовало от 10 до 20 % людей, внутренне принявших непопулярные решения.
Предложить варианты для тех, кого затронут изменения. Это сложно, но таким способом компания демонстрирует свое беспокойство о людях. Во главе угла при подготовке каждого решения должен стоять четкий расчет и выполнение всех норм законодательства.
Как ободрить людей и поддерживать решения руководства? Какие инструменты использовать.
Если руководство компании искренне демонстрирует заботу о людях и каждый этап внедрения непопулярного решения сопровождает качественными и достаточными коммуникациями, тогда людей не приходится уговаривать. Важно, чтобы непопулярные меры касались не только рядовых специалистов, но и ТОП-менеджмент. Ведь, почему происходят забастовки, негативные публикации в соцсетях о введении непопулярных решений? В первую очередь, когда этот процесс организован неграмотно, и во-вторых, когда ограничения взваливают только на плечи сотрудников. И об этом тоже важно помнить при организации мероприятий, коммуникационных встреч, в личном общении.
Если вы желаете провести интеграционный тренинг по коммуникациям, то пишите нам на почту: info@dream-team.kz или звоните по телефону:+7 727 357 20 39; +996 559 21 83 21.
