Управление с помощью «обхода» (УПО)

Представьте руководителя в офисе с роскошной кожаной мебелью и деревянными стенами и фасадом. Он сидит за огромным столом, полный важной работы, на которую необходимо его внимание. Он слишком занят, чтобы иметь дело с чем-нибудь вне стен его офиса.

Такой тип руководителя может быть пугающим и неприступным. Тем не менее, это самый обычный сценарий во многих организациях. А каким типом руководителя вы хотели бы видеть себя? Удаленным и обособленным в собственной значимости или осведомленным о происходящем «в гуще вашего коллектива»?

Ваши сотрудники могут вами любоваться, как менеджером: вашей мудростью, знаниями и опытом, при этом, не считая вас недосягаемым.

Если вы строите стену вокруг себя, то ваша команда не сможет получить от вас ценных советов из вашего опыта, и это может подорвать разрешение проблем и усугубить процесс принятия решений в команде. Поэтому, поддерживание постоянной связи может стать основным фактором успеха: Чем больше вы с коллективом, тем лучше вы сможете понять, что мотивирует членов вашей команды, проанализировать то, что происходит на самом деле, и найти решения, удовлетворяющие потребности вашей команды и вашей компании.

Как же понять выражение «обход» офиса?

Очень просто. Для поддержки связи с сотрудниками, вам нужно ходить и разговаривать с вашей командой, работать вместе с ними, задавать вопросы, и быть там, где необходима помощь. Эта практика была названа «Управление с помощью обхода». Уильям Хьюлетт и Дэвид Паккард, основатели компании Hewlett Packard (HP), лихо использовали этот подход в своей компании.

Как может помочь УПО?

Активное использование практики «обхода», поможет вам увеличить следующее:

Доступность — когда ваши сотрудники видят вас как человека, а не только босса, они расскажут вам о проблемах сами. Вы получите возможность узнать о горячих вопросах коллектива, прежде чем они превратятся в проблемы.

Доверие — когда ваша команда узнаёт вас лучше, она доверяет вам больше. И естественным образом вы и ваши сотрудники будут более склонны делиться дополнительной информацией, следовательно, барьеры для общения будут преодолены.

Бизнес знания – визуальная и аудиальная информация создает понимание того, что происходит в офисе ежедневно и даже может дать вам лучшее понимание функций и процессов вокруг вас.

Подотчетность — когда вы ежедневно взаимодействуете с вашей командой, более вероятно, что все договоренности будет завершены в срок. Коллектив более мотивирован следовать договорённостям, потому что вы видите друг друга на регулярной основе.

Настроение — люди часто чувствуют себя лучше на своих рабочих местах, когда они знают, что услышаны.

Производительность — Многие творческие идеи приходят от случайных дискуссий. УПО способствует случайным дискуссиям, и сотрудники менее стеснительны прийти к вам со своими идеями.

Но несмотря на очевидные преимущества, использование УПО может стать и промахом.

Чтобы быть успешным, вам придется поработать больше, чем просто прогуляться по офису, складу или производственному объекту. УПО не «прогулка в парке»: это решительные и подлинные усилия, чтобы понять ваших сотрудников, чем они занимаются, и что вы можете сделать, чтобы сделать их работу более эффективной.

Не нужно просто выполнять этот метод как обязательство — это вряд ли сработает очень хорошо. Вы должны действительно хотеть узнать свой персонал и внутренние операции, и искать виды постоянного совершенствования.

Как реализовать этот метод?

Вам как менеджеру необходимы следующие подсказки:

Расслабьтесь — коллектив ощутит искренность и подлинность ваших целей, и среагирует соответствующим образом. Жесткая, формальная беседа, наиболее вероятно, приведет к столь же жестким ответным мерам .

Слушайте и наблюдайте больше, чем говорите — используйте активное слушание с вашими сотрудниками.

Просите обратной связи и идей — пусть все знают, что вы хотите идей, чтобы сделать вещи лучше. Воздержитесь от ненужных слов, и того что вы думаете на самом деле — цель увидеть, что говорят другие.

Проводите «обход» одинаково — не тратьте больше времени в одном отделе или секции, чем в другом. И не говорите всегда с одними и теми же люди. Вы должны быть доступным для всех, независимо от названия должности или положения.

Используйте время для спонтанного признания — если вы видите что-то хорошее, хвалите человека. Это идеальный способ показать свою благодарность.

Проведите совещания вне вашего офиса и отдела — вместо того, чтобы звать всех в ваш зал заседаний или офис, познакомьтесь с людьми в их областях работы и на их территории. Это может создать им более непринужденное общение. Расскажите о ваших ожиданиях и потребностях, чтобы все понимали что вы цените.

Не используйте это время, чтобы судить или критиковать — это может сделать людей нервными, когда вы рядом. Если вы видите что-то, что касается вас, говорите с человеком позже, в частном порядке.

Отвечайте на вопросы честно и открыто — если вы не знаете ответ, узнайте и затем обсудите. Если вы не можете поделиться чем-то, так и скажите. Делясь полуправдой может сломать доверие.

Общайтесь – о целях компании, её философии, ценностях и видении. Ваш «обход» это возможности для взаимовыгодного обмена информацией, который поможет всем понять и сделать свою работу лучше.

Беседуйте — эффективные организации это не только работе, работа, работа. Стройте отношения. Узнайте имена детей ваших сотрудников, что они любят делать и куда собираются в отпуск. Шутите, смейтесь, и весело проводите время. Вы можете быть удивлены тем, насколько важно чувствовать связь на личном уровне с людьми из офиса.

Не переусердствуйте — не оставляйте ощущение, что вы всегда наблюдаете за коллегами!

Прогуляйтесь достаточно часто, чтобы получить хорошее чувство того, что происходит, но не так часто, чтобы ваше присутствие стало будним отвлечением от дел.

Таким образом, Управление с помощью «обхода» может стать эффективным и практичным способом, чтобы не отставать от того, что происходит в вашей команде и организации.

Сделайте усилие, чтобы выйти и строить отношения с вашими сотрудниками и повышать командный дух. Это также отличный способ держать видение компании живым. Это просто, экономично. и весело! Примените и к вашей рабочей жизни!

А чтобы достичь ваших целей руководства, спросите себя следующее:

Когда вы в последний раз ходили вокруг вашего офиса или отдела? Почему вы ходите вокруг? Вы искали вещи, которые люди делают плохо или все хорошо? Использовали ли вы это как возможность критиковать? Где вы обычно проводите ваши встречи? Знаете ли вы, имена и фамилии всех членов вашей команды? А имена их супругов и детей? Коллеги приходят к вам со своими идеями? Знаете ли вы, больше о некоторых сотрудниках больше чем о других, или больше об одном отделе, чем о другом?

Почему?